Sprawy cywilne online. Co zmieni projekt?

fot. portal.wroclaw.sa.gov.pl

Sprawy cywilne online mają obejmować elektroniczne pisma, doręczenia, akta spraw i szersze wykorzystanie Portalu Informacyjnego sądów. Projekt UD479 przygotowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości przewiduje jednak stopniowe wdrażanie zmian. Właściciele mieszkań i wspólnoty nie zostaną więc z dnia na dzień zmuszeni do prowadzenia każdej sprawy wyłącznie przez internet.

Projekt znajduje się na etapie konsultacji i opiniowania, a termin konsultacji publicznych wyznaczono na 19 listopada 2026 r. Jego celem jest uporządkowanie rozproszonych dziś zasad komunikacji elektronicznej z sądami i stworzenie podstaw do prowadzenia większej części postępowań w formie cyfrowej.

Sprawy cywilne online mają uporządkować kontakt z sądem

Dziś rozwiązania elektroniczne funkcjonują w różnych postępowaniach na odmiennych zasadach. Osobne systemy obsługują m.in. sprawy wieczystoksięgowe, rejestrowe, upadłościowe czy restrukturyzacyjne. Projekt UD479 ma wprowadzić bardziej spójne zasady dotyczące:

• składania pism drogą elektroniczną,
• elektronicznych doręczeń,
• prowadzenia akt,
• dostępu do dokumentów,
• działania Portalu Informacyjnego,
• podpisywania orzeczeń w formie elektronicznej.

Portal Informacyjny ma stać się jednym z podstawowych systemów wykorzystywanych do komunikacji z sądem.

Sprawy cywilne online oznaczają więcej elektronicznych akt

Jednym z ważniejszych elementów projektu jest szersze prowadzenie akt w postaci elektronicznej. Ma to objąć nie tylko pisma przesyłane przez strony, lecz także dokumenty sporządzane przez sąd, orzeczenia i zarządzenia. Projekt pozwala również utrwalać wyroki elektronicznie i podpisywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nie oznacza to jednak natychmiastowej likwidacji akt papierowych. W sprawach, których nie obejmie obowiązkowy model elektroniczny, decyzja o formie akt ma zależeć m.in. od możliwości technicznych i organizacyjnych sądu.

Najpierw pełna cyfryzacja spraw gospodarczych

Projekt przewiduje, że największa zmiana nastąpi początkowo w postępowaniu gospodarczym i w sprawach własności intelektualnej. W postępowaniu gospodarczym akta mają być prowadzone elektronicznie, a pisma procesowe co do zasady składane przez Portal Informacyjny. Projekt przewiduje obowiązkową komunikację w tym modelu od 1 czerwca 2027 r.

To istotne dla przedsiębiorców oraz części spółek komunalnych. Nie należy jednak automatycznie przenosić tej zasady na każdą wspólnotę mieszkaniową czy właściciela lokalu. Typowy spór sąsiedzki, sprawa dotycząca balkonu albo roszczenie właściciela przeciwko wspólnocie nie stają się tylko z tego powodu sprawami gospodarczymi.

Co sprawy cywilne online oznaczają dla wspólnot?

Dla wspólnot najważniejsze będą przede wszystkim zmiany dotyczące komunikacji z sądem i dostępu do akt. Wspólnota może uczestniczyć w sporach dotyczących m.in. zaległych opłat, części wspólnych, remontów czy odpowiedzialności za szkody. Cyfryzacja postępowania cywilnego może w takich przypadkach ułatwić dostęp do dokumentacji i ograniczyć część papierowego obiegu korespondencji.

Nie oznacza to jednak, że od 2027 r. zarząd każdej wspólnoty będzie musiał samodzielnie przesyłać wszystkie pisma przez Portal Informacyjny. Projekt przewiduje dłuższy okres przejściowy dla spraw innych niż gospodarcze i dotyczące własności intelektualnej.

Właściciel mieszkania nadal będzie mógł korzystać z tradycyjnej drogi

Dla zwykłego uczestnika postępowania zmiany mają być bardziej elastyczne. Projekt zakłada, że osoby nieobjęte obowiązkiem elektronicznej komunikacji będą mogły wybrać tę formę. Mają otrzymywać informację o takiej możliwości przy pierwszym doręczeniu. Dlatego mieszkaniec dochodzący roszczenia np. z powodu:

• zalania mieszkania,
• uciążliwości sąsiedzkich,
• sporu ze wspólnotą,
• szkody związanej z nieruchomością,

nie powinien zakładać, że po wejściu projektu w życie papierowy pozew natychmiast przestanie być dopuszczalny.

Cyfryzacja postępowania cywilnego obejmie pełnomocników szerzej od 2029 r.

Inaczej wygląda sytuacja zawodowych pełnomocników. Projekt przewiduje przedłużenie okresu, w którym adwokaci i radcowie prawni mogą korzystać z elektronicznego wnoszenia części pism, do 1 października 2029 r. Po tej dacie zawodowi pełnomocnicy objęci obowiązkowymi doręczeniami przez Portal Informacyjny mają również obowiązkowo wnosić tą drogą wszystkie pisma w pozostałych postępowaniach.

Jeżeli więc wspólnotę albo właściciela reprezentuje radca prawny lub adwokat, znaczenie cyfrowej komunikacji z sądem będzie stopniowo rosło.

Awaria systemu nie ma pozbawić strony terminu

Projekt reguluje także sytuacje, w których system teleinformatyczny przestanie działać. Jeżeli awaria po stronie sądu wystąpi w ostatnim dniu terminu, projekt przewiduje jego przedłużenie. W sytuacjach nadzwyczajnych ma być również możliwe wniesienie pisma tradycyjnie, jeżeli strona uprawdopodobni brak dostępności systemu.

To ważna gwarancja, ponieważ przejście na komunikację cyfrową nie powinno powodować utraty prawa do dokonania czynności procesowej wyłącznie z powodu awarii infrastruktury sądowej.

Portal Informacyjny będzie ważniejszy

W sprawach cywilnych online większą rolę ma odgrywać Portal Informacyjny sądów. Ma on funkcjonować jako jeden z systemów teleinformatycznych obsługujących postępowanie cywilne. Przez portal będzie można, w przypadkach wskazanych w ustawie, zarówno otrzymywać dokumenty, jak i składać pisma.

Projekt rozszerza również możliwość korzystania z elektronicznych doręczeń na osoby, które nie są stronami postępowania, np. niektórych świadków czy interwenientów ubocznych. Dzięki temu sprawy cywilne online mogą dotyczyć mieszkańca także wtedy, gdy sam nie wniósł pozwu.

Elektroniczny protokół może powstawać automatycznie

Projekt idzie dalej niż same e-doręczenia. Przewiduje możliwość automatycznego sporządzania pisemnego protokołu z posiedzenia przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych, w tym technologii rozpoznawania mowy i przetwarzania języka naturalnego.

Nadal ma jednak istnieć nagranie dźwięku albo obrazu i dźwięku, a za prawidłowość dokumentacji odpowiadać będzie sąd. To jeden z przykładów, w których cyfryzacja ma odciążyć pracowników sądów, ale nie przenosi czynności orzeczniczych na system informatyczny.

Czy sprawy mieszkaniowe będą dzięki temu szybsze?

Tego projektu nie należy przedstawiać jako gwarancji krótszego procesu. Ministerstwo zakłada, że elektroniczne akta, szybszy obieg dokumentów i łatwiejszy dostęp do nich ograniczą część opóźnień organizacyjnych.

Jednocześnie długość konkretnej sprawy zależy także od liczby dowodów, opinii biegłych, liczby uczestników czy obciążenia sądu. W sporze o wady budynku albo odpowiedzialność za remont nadal może być potrzebna ekspertyza. Elektroniczne dokumenty nie usuną więc wszystkich powodów przewlekłości.

Cyfryzacja postępowania cywilnego nie oznacza „sądu tylko przez internet”

To najważniejsze zastrzeżenie dla mieszkańców. Projekt UD479 zakłada stopniowe przechodzenie na elektroniczną komunikację. Najpierw obowiązkowy cyfrowy model ma objąć przede wszystkim sprawy gospodarcze i własności intelektualnej.

W pozostałych sprawach cyfryzacja postępowania cywilnego będzie wdrażana stopniowo, a dla zwykłych uczestników projekt przewiduje możliwość wyboru komunikacji elektronicznej. Dlatego właściciel mieszkania czy wspólnota nie powinni dziś traktować projektu tak, jakby już od 2027 r. każdy pozew, odpowiedź i załącznik trzeba było obowiązkowo wysyłać przez internet.

Na 26 października 2026 r. UD479 pozostaje projektem, a konsultacje mają potrwać do 19 listopada 2026 r.

Źródła:

• Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw
• Cyfryzacja postępowań sądowych – kluczowe zmiany w sprawach karnych i gospodarczych
• Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw

Zobacz również: Remont balkonu. Kto zapłaci: wspólnota czy właściciel?