Jak przygotować zapytanie ofertowe na ciągnik komunalny? Praktyczny poradnik

Zakup ciągnika komunalnego warto poprzedzić dobrze przygotowanym zapytaniem ofertowym. Powinno ono określać, do jakich zadań będzie wykorzystywana maszyna, jaki osprzęt ma obsługiwać i jakie warunki dostawy musi spełnić sprzedawca. Dzięki temu można porównać oferty nie tylko pod względem ceny, lecz także przydatności ciągnika do codziennej pracy.

Gmina, zakład gospodarki komunalnej czy firma odpowiedzialna za utrzymanie dróg i zieleni powinny zacząć od określenia swoich potrzeb, a dopiero później szukać odpowiedniego modelu. Ciągnik przeznaczony głównie do koszenia poboczy powinien spełniać inne wymagania niż maszyna wykorzystywana zimą do odśnieżania, a jeszcze inne niż sprzęt współpracujący z zamiatarką, przyczepą i ramieniem wysięgnikowym.

Jak przygotować zapytanie, aby uzyskać porównywalne oferty i uniknąć kosztownych niespodzianek po zakupie? Poniżej przedstawiamy kolejne kroki oraz przykładowy układ dokumentu, który można dostosować do potrzeb swojej jednostki.

1. Zacznij od zadań, a nie od parametrów ciągnika

Pierwszym etapem powinno być określenie, do czego maszyna będzie wykorzystywana. Sama informacja, że gmina potrzebuje ciągnika komunalnego o określonej mocy, nie wystarczy do prawidłowego doboru sprzętu.

Przed sformułowaniem zapytania warto sporządzić listę planowanych prac. Mogą się na niej znaleźć:

• koszenie trawników, poboczy i terenów zielonych;
• utrzymanie dróg, chodników i parkingów;
• zamiatanie ulic oraz ciągów pieszych;
• zbieranie liści i wywóz odpadów zielonych;
• odśnieżanie i zimowe utrzymanie nawierzchni;
• transport materiałów oraz prace z przyczepą;
• obsługa specjalistycznych urządzeń hydraulicznych

Nie każda jednostka potrzebuje ciągnika realizującego wszystkie te zadania. Jeżeli maszyna ma pracować przede wszystkim na wąskich chodnikach, istotne będą jej szerokość i zwrotność. Również przy obsłudze cięższego osprzętu większe znaczenie mogą mieć masa ciągnika, dźwig podnośnika, wydajność hydrauliki i dostępne przyłącza.

Warto również ustalić, jak często ciągnik będzie wykonywał poszczególne prace oraz czy ma być wykorzystywany przez cały rok. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której zamawiający płaci za funkcje niewykorzystywane w praktyce albo wybiera maszynę, która nie radzi sobie z najważniejszym zadaniem.

2. Określ podstawowe wymagania techniczne

Po ustaleniu zakresu prac można przygotować listę parametrów, które powinny znaleźć się w zapytaniu. Najlepiej podzielić je na wymagania niezbędne oraz wyposażenie dodatkowe, zależne od budżetu i sposobu użytkowania.

Optymalną jest sytuacja, gdy wymagania wynikają z rzeczywistego zastosowania maszyny.

Przykładowo, wysoka wydajność hydrauliki nie będzie jednakowo ważna dla wszystkich użytkowników. Ciągnik obsługujący prosty osprzęt mechaniczny może mieć mniej rozbudowany układ hydrauliczny niż maszyna obsługująca ramię wysięgnikowe. Podobnie przedni WOM i przedni TUZ warto uwzględnić wtedy, gdy planowane jest wykorzystanie osprzętu zaczepianego z przodu i wymagającego takich przyłączy.

W przypadku zakupów realizowanych w trybie zamówień publicznych opis wymagań trzeba dodatkowo dostosować do właściwych przepisów i dokumentacji postępowania.

3. Wymień osprzęt, z którym ciągnik ma współpracować

Ciągnik komunalny jest często kupowany jako nośnik różnych narzędzi. Dlatego w zapytaniu warto wskazać nie tylko samą maszynę, ale również planowany osprzęt i sposób jego wykorzystania.

W zależności od potrzeb może to być:

• kosiarka tylna, boczna lub czołowa;
• pług do odśnieżania;
• posypywarka;
• zamiatarka;
• urządzenie do zbierania liści;
• przyczepa transportowa;
• beczka na wodę lub na nieczystości
• ramię wysięgnikowe;
• ładowacz czołowy.

Jeżeli jednostka posiada już część wyposażenia, trzeba sprawdzić wymagania techniczne tych urządzeń i na tej podstawie sformułować specyfikację poszukiwanego ciągnika. Znaczenie mają między innymi sposób mocowania, wymagany udźwig, parametry hydrauliki czy prędkość WOM.

Warto poprosić dostawcę o potwierdzenie zgodności oferowanej maszyny z konkretnym osprzętem. Jeżeli zakup obejmuje także nowe maszyny towarzyszące należy wyraźnie wskazać, czy ich cena ma być uwzględniona w ofercie. Dzięki temu porównanie będzie dotyczyć kompletnego zestawu gotowego do pracy, a nie tylko ciągników oferowanych w różnych konfiguracjach.

4. Zdecyduj, czy potrzebna jest kabina

Kabina może istotnie wpłynąć na cenę ciągnika, dlatego warto określić wymagania na początku przygotowywania zapytania.

Jeśli maszyna będzie regularnie odśnieżać drogi, pracować podczas opadów lub wykonywać zadania w niskich temperaturach, ogrzewana kabina może znacząco poprawić komfort pracy operatora. W przypadku intensywnego użytkowania latem warto rozważyć także klimatyzację.

Przy zakupie ciągnika bez kabiny należy natomiast określić, czy wystarczy fabryczna konstrukcja ochronna ROPS, czy też jednostka wymaga innego rozwiązania. Podejmując decyzję, warto pamiętać, że rozporządzenie UE nr 167/2013 (tzw. mother regulation) praktycznie wyeliminowało możliwość późniejszego wykonania zabudowy kabinowej. Aby kabina była w pełni legalna, musi być wpisana w homologację ciągnika (nawet taka wykonywana przez poddostawcę). Ponadto sama musi przejść badania pod kątem bezpieczeństwa.

Dlatego w zapytaniu należy jednoznacznie wskazać, czy cena ma obejmować kabinę fabryczną, ogrzewanie, klimatyzację, dodatkowe oświetlenie i inne elementy wyposażenia. Natomiast sam zapis „ciągnik z kabiną” może prowadzić do otrzymania ofert o różnym zakresie wyposażenia.

5. Ustal warunki dostawy, gwarancji i serwisu

Po pierwsze, porównywanie wyłącznie ceny katalogowej może być mylące. Dwie oferty mogą dotyczyć ciągników o podobnych parametrach, ale różnić się zakresem dostawy, długością gwarancji, kosztami przeglądów czy dostępnością serwisu. Po drugie. warunki gwarancji na ciągnik i maszyny towarzyszące mogą się różnić.

Dlatego w zapytaniu warto uwzględnić następujące kwestie:

• Stan maszyny: nowa czy używana, wraz z wymaganiami dotyczącymi dokumentacji.
• Termin dostawy: oczekiwany termin oraz sposób jego potwierdzenia.
• Miejsce dostawy: konkretny adres jednostki lub bazy komunalnej.
• Uruchomienie: czy dostawca ma przygotować maszynę do pracy.
• Szkolenie: czy oferta ma obejmować instruktaż operatorów.
• Gwarancja: wymagany okres i warunki jej realizacji.
• Serwis: sposób zgłaszania usterek, dostępność części i organizacja napraw.
• Przeglądy: zakres czynności gwarancyjnych oraz informacja o ich kosztach.
• Dokumentacja: instrukcje, dokumenty wymagane do użytkowania i rejestracji, jeśli mają zastosowanie.

Ponadto warto poprosić o przedstawienie kosztów regularnych przeglądów w określonym okresie eksploatacji. Pozwoli to lepiej oszacować całkowite wydatki związane z utrzymaniem maszyny.

Nie należy jednak wpisywać automatycznie najbardziej restrykcyjnych warunków. Wymagania dotyczące czasu reakcji serwisu, maszyny zastępczej czy szczególnych parametrów gwarancji powinny odpowiadać rzeczywistym potrzebom jednostki i być możliwe do uzasadnienia.

6. Ujednolić sposób przedstawiania cen

Aby porównać oferty, należy określić, jakie elementy mają zostać wycenione i w jaki sposób mają być przedstawione.

Najlepiej poprosić o oddzielne wskazanie:

• ceny ciągnika w podstawowej konfiguracji;
• ceny dodatkowego wyposażenia;
• ceny poszczególnych elementów osprzętu;
• kosztów transportu i przygotowania do pracy;
• ewentualnych kosztów szkolenia;
• ceny całego zestawu, jeśli zamówienie obejmuje kilka elementów.

Warto również poprosić o podanie ceny netto, stawki VAT i ceny brutto. Dzięki temu porównanie będzie czytelne i pozwoli uniknąć pomyłek przy zestawianiu ofert.

Jeżeli zapytanie dotyczy ciągnika w kilku wariantach wyposażenia, każdy wariant powinien zostać opisany oddzielnie. W przeciwnym razie może się okazać, że najtańsza oferta nie obejmuje elementów, które u konkurencji zostały uwzględnione w cenie podstawowej.

7. Przygotuj tabelę do porównania ofert

Przed wysłaniem zapytania warto przygotować prosty arkusz, w którym zostaną zebrane odpowiedzi wszystkich dostawców. Ułatwi to wychwycenie różnic i pozwoli ocenić, czy oferowane maszyny spełniają wymagania.

W tabeli należy wpisywać dane wynikające z ofert, a nie informacje szacunkowe. Jeżeli dostawca nie podał danego parametru, warto poprosić go o uzupełnienie odpowiedzi.

W przypadku formalnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego takie zestawienie może być narzędziem pomocniczym, ale nie zastępuje zasad oceny ofert określonych w dokumentacji postępowania.

8. Gotowy schemat zapytania ofertowego na ciągnik komunalny

Poniższy wzór można wykorzystać jako punkt wyjścia do przygotowania własnego dokumentu. Pola w nawiasach należy uzupełnić zgodnie z potrzebami zamawiającego.

Temat: Zapytanie ofertowe dotyczące dostawy ciągnika komunalnego

1. Dane zamawiającego

Nazwa jednostki: [nazwa gminy, zakładu lub przedsiębiorstwa]

Adres: [adres]

Osoba do kontaktu: [imię i nazwisko]

Adres e-mail / telefon: [dane kontaktowe]

2. Przedmiot zapytania

Prosimy o przedstawienie oferty na dostawę [liczba] ciągnika/ciągników przeznaczonego/przeznaczonych do wykonywania prac komunalnych, w szczególności [wymienić planowane zadania].

3. Wymagania techniczne

• Moc silnika: [wymaganie].
• Napęd: [wymaganie].
• Maksymalne wymiary: i waga [wymaganie, jeśli potrzebne].
• Minimalne wymiary i waga (jeśli sprzęt ma na przykład pracować ramieniem  koszącym
• Skrzynia biegów: [wymaganie].
• Układ hydrauliczny: [wymagane parametry i przyłącza].
• TUZ i WOM: [wymagania].
• Kabina: [wymagania].
• Pozostałe wyposażenie: [lista].

4. Wymagany osprzęt

Prosimy o wycenę następujących maszyn towarzyszących: [listę osprzętu również warto opisać szczegółowo].

• typ
• szzerokość robocza
• waga
• inne kluczowe parametry

Prosimy również o potwierdzenie kompatybilności zestawu z oferowanym ciągnikiem.

5. Zakres dostawy

Prosimy o dostawę ciągnika w terminie (data) do (adres),
Dodatkowe warunki: (oferta powinna określać, czy obejmuje transport, przygotowanie maszyny do pracy, szkolenie operatorów oraz przekazanie wymaganej dokumentacji)

6. Gwarancja i serwis

Ciągnik ma być objęty gwarancją minimum (liczba miesięcy).

Prosimy o podanie warunków gwarancji, informacji a także dostępności serwisu oraz kosztach planowych przeglądów.

W tym punkcie warto zwrócić uwagę na dwie kwestie: po pierwsze, niektórzy zamawiający zastrzegają, że serwis danego ciągnika ma znajdować się nie dalej niż np. 50 km. Taki zapis ułatwia późniejszą realizację napraw i bardziej złożonych czynności obsługowych. Ponadto, porównując warunki gwarancji na poszczególne maszyny, warto zwrócić uwagę na wyłączenia.

7. Cena

Prosimy o przedstawienie ceny netto, stawki VAT i ceny brutto, z oddzielnym wyszczególnieniem kosztów ciągnika, wyposażenia dodatkowego, osprzętu i dostawy.

8. Termin realizacji

Prosimy o wskazanie możliwego terminu dostawy (lub warunek, że całość zamówienia lub jej poszczególne części mają być realizowane w określonych terminach)

9. Termin i sposób składania ofert

Oferty prosimy przesyłać na adres [adres e-mail lub inny wskazany kanał] do dnia [data] do godziny [godzina].

10. Dodatkowe informacje

Prosimy o dołączenie karty technicznej oferowanego modelu oraz wskazanie ewentualnych różnic pomiędzy wymaganiami a proponowaną konfiguracją.

Uwaga: powyższy schemat ma charakter pomocniczy. W przypadku zamówienia publicznego dokumentację, sposób komunikacji, terminy i kryteria oceny należy dostosować do właściwego trybu oraz obowiązujących przepisów.

9. Zapytanie ofertowe a przetarg – o czym należy pamiętać?

Zapytanie ofertowe może służyć wstępnemu rozeznaniu rynku, zebraniu informacji o dostępnych modelach albo uzyskaniu wycen od potencjalnych dostawców. Nie każde takie zapytanie jest jednak formalnym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

Ponadto jeżeli zakup jest realizowany przez jednostkę zobowiązaną do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, trzeba ustalić właściwy tryb postępowania i wymagania dotyczące dokumentacji. Co więcej, samo wysłanie zapytania do kilku sprzedawców nie zastępuje procedury wymaganej w danym przypadku.

Warto również pamiętać, że opis techniczny powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom zamawiającego, a warunki udziału i kryteria oceny muszą być dostosowane do właściwych zasad postępowania.

Jeśli chcesz przejść od przygotowania zapytania do opracowania dokumentacji przetargowej, przeczytaj również nasz artykuł „Przetarg na ciągnik komunalny: 5 pułapek w SIWZ, przez które gminy tracą miliony”. Omawiamy w nim problemy związane z opisem wymagań technicznych, doborem parametrów do pracy w mieście i oceną kosztów eksploatacji.

Zapytanie ofertowe na ciągnik komunalny – podsumowanie

Konkludując, dobrze przygotowane zapytanie ofertowe na ciągnik komunalny powinno opisywać potrzeby użytkownika, wymagane parametry techniczne, osprzęt, warunki dostawy oraz koszty eksploatacji. Im dokładniej zostanie określony zakres zamówienia, tym łatwiej będzie porównać oferty i wybrać maszynę dopasowaną do zadań jednostki.

Najważniejsze jest zachowanie właściwej kolejności: najpierw określenie prac, później wymagań technicznych, a na końcu porównanie cen i warunków handlowych. Dzięki temu zakup nie będzie sprowadzał się do wyboru najtańszego ciągnika, lecz do znalezienia rozwiązania, które rzeczywiście sprawdzi się w codziennej pracy komunalnej.

Źródło: materiały własne