AI wchodzi do urzędu. W czym zastąpi urzędników?

fot. Canva

Już co drugi urzędnik w Polsce korzysta ze sztucznej inteligencji w pracy. Jednak tylko 27 proc. urzędów wdrożyło AI w sposób systemowy. Czy AI w urzędzie rzeczywiście pomoże urzędnikom i obywatelom? A jeśli tak – to w czym dokładnie?

Jeszcze niedawno postrzegana jako futurystyczny gadżet, dziś sztuczna inteligencja staje się nieodłącznym elementem pracy w polskich samorządach. Jak wynika z ogólnopolskiego badania przeprowadzonego przez Fundację Miasto i Związek Miast Polskich (ZMP), rewolucja AI w urzędach ma zazwyczaj charakter oddolny. Jej głównym celem jest automatyzacja procesów oraz uwolnienie pracowników od biurokratycznej rutyny.

Sztuczna inteligencja w urzędach – co drugi urzędnik już korzysta

Badanie „Sztuczna inteligencja w polskich miastach” zostało przeprowadzone na próbie 79 miast członkowskich Związku Miast Polskich, we wszystkich województwach. Najważniejszy wniosek jest jasny: cyfrowa transformacja w miastach dzieje się w dużej mierze poza oficjalnymi, instytucjonalnymi ramami.

Okazuje się, że aż 50 proc. urzędników z badanych miast już korzysta ze sztucznej inteligencji. Przeważnie włączają do swojej codziennej pracy narzędzia takie jak Gemini, ChatGPT, Copilot czy Claude. Te popularne rozwiązania pojawiają się w urzędach „oddolnie” – bez centralnych decyzji.

Jednak entuzjazm pracowników nie zawsze idzie w parze z gotowością instytucji. Systemowe wdrożenia AI w urzędzie przeprowadziło jedynie 27,5 proc. badanych samorządów. Widać wyraźną dysproporcję: pracownicy chętnie eksperymentują, ale brakuje im wsparcia strategicznego i formalnego ze strony władz. Chociaż są wyjątki – o czym przeczytasz poniżej.

– Sztuczna inteligencja w polskich samorządach zaczyna się od urzędników, a nie od systemów. To oni są pionierami, którzy pokazują, że AI może stać się codziennym narzędziem pracy w administracji – mówi Adam Mikołajczyk, ekspert Fundacji Miasto.

W czym AI zastąpi urzędnika, a w czym go wesprze

Z raportu przygotowanego przez ZMP wynika, że głównym zadaniem AI w administracji nie jest zastąpienie ludzi, lecz automatyzacja powtarzalnych, rutynowych zadań. Dla 80 proc. miast oszczędność czasu to kluczowa korzyść, a niemal 47 proc. podkreśla poprawę jakości komunikacji z mieszkańcami i świadczonych usług.

Dane pokazują, że AI wdrażana jest przede wszystkim tam, gdzie generowane są duże ilości dokumentów. Aż 63 proc. wdrożeń dotyczy obszarów administracyjnych. Sztuczna inteligencja wspiera tam m.in.:

• automatyzację dokumentów,
• redagowanie pism,
• tworzenie notatek,
• kategoryzację wniosków,
• wyszukiwanie informacji w wewnętrznych bazach danych.

Blisko połowa miast (47 proc.) widzi potencjał AI również w marketingu miejskim i promocji turystyki – np. poprzez generowanie treści promocyjnych, personalizację ofert dla turystów czy analizę sentymentu w mediach społecznościowych.

AI w urzędzie wspiera także systemy bezpieczeństwa publicznego – 17 proc. wdrożeń dotyczy automatycznej detekcji zagrożeń w nagraniach z kamer miejskiego monitoringu. Kolejne 10 proc. wdrożeń obejmuje zarządzanie ruchem i monitoring środowiska związanego z transportem.

Jakie są główne bariery we wdrażaniu sztucznej inteligencji w urzędach?

Mimo widocznych korzyści, adaptacja AI w polskich urzędach wciąż nie jest powszechna. Miasta wskazują na cztery główne bariery:

• Brak kompetencji – aż 56 proc. badanych wskazuje niewystarczającą wiedzę kadry o narzędziach AI,
• Bariery prawne – 52 proc. respondentów podkreśla niejasność przepisów i brak regulacji,
• Infrastruktura IT – 28 proc. uważa, że ich urząd nie dysponuje odpowiednim zapleczem technicznym,
• Opór przed zmianą – również 28 proc. urzędników wykazuje niechęć do nowych technologii.

Jednocześnie włodarze miast chcą wdrażać sztuczną inteligencję. Aż 8 na 10 miast oczekuje szkoleń dla urzędników, a 60 proc. liczy na dofinansowanie pilotaży i wsparcie prawne, które pozwolą stworzyć jasne wytyczne dla wdrażania AI w urzędzie.

Rewolucja AI w urzędach dopiero nabierze tempa

Aż 54 proc. miast planuje wdrożenie AI w ciągu najbliższych 2–3 lat. To sugeruje, że rewolucja dopiero nabiera tempa. Eksperci ostrzegają jednak przed ryzykiem polaryzacji – miasta z aktywnymi, świadomymi urzędnikami mogą szybko wyprzedzić te, które są pozbawione strategii i kompetencji. To może pogłębić dystans technologiczny pomiędzy samorządami.

Polskie AI z pilotażem w Urzędzie Miasta Częstochowy

W odpowiedzi na oczekiwania części samorządów, Ministerstwo Cyfryzacji zawarło porozumienie z prezydentem Częstochowy. Na jego mocy w Urzędzie Miasta uruchomiony zostanie pilotaż polskiego modelu językowego – PLLuM (Polish Large Language Model).

To pierwsze tego typu przedsięwzięcie w kraju. Pozwoli przetestować praktyczne wykorzystanie AI w administracji samorządowej.

– PLLuM to nie tylko technologia – to także wyraz cyfrowej niezależności Polski. Korzystając z własnych rozwiązań, opartych na polskich danych i opracowanych przez lokalnych ekspertów, Polska unika uzależnienia od zagranicznych dostawców AI – mówi Krzysztof Gawkowski, wicepremier i minister cyfryzacji.

Dzięki PLLuM możliwe będzie automatyzowanie wielu zadań urzędowych, usprawnienie komunikacji z obywatelami oraz uproszczenie procesów biurokratycznych. Częstochowski magistrat zadeklarował również współpracę przy dalszym doskonaleniu modelu, dzieląc się wiedzą i danymi potrzebnymi do rozwoju narzędzia.

AI w Urzędzie Miasta w Częstochowie nie ma zastąpić urzędników, lecz ich wspierać – m.in. w tworzeniu pism, streszczaniu dokumentów i analizie zapytań od mieszkańców.

To także może Cię zainteresować: Nowy obowiązek w domach i mieszkaniach. Sprawdź, ile zapłacisz za czujniki czadu.